香港政府規(guī)定香港有限公司必須有一名香港法定秘書，法定秘書由香港本地自然人或法人擔(dān)任。 提供法定秘書的同時(shí)，一般還提供注冊(cè)地址和處理政府來(lái)往文件。

法定秘書相等于海外人士在香港的代言人，必須由香港居民或公司擔(dān)任，方便政府聯(lián)系和處理政府的往來(lái)文件。法定秘書對(duì)公司沒(méi)有直接的控制權(quán)或擁有權(quán)，但如果公司發(fā)生問(wèn)題，法定秘書是要擔(dān)當(dāng)一定責(zé)任的。

法定秘書的服務(wù)功能有別于商務(wù)秘書，不是普通的公司員工。在注冊(cè)有限公司時(shí)法律要求必須指定法定秘書。

秘書的任職資格：

公司秘書可以是一個(gè)自然人或一個(gè)法人團(tuán)體。若為個(gè)人，該人必須經(jīng)常居住于香港；若為法人團(tuán)體，該法人團(tuán)體必須在香港有注冊(cè)地址或營(yíng)業(yè)地點(diǎn)。

上市公司對(duì)秘書的要求較為嚴(yán)格。上市公司的秘書必須是個(gè)人而非法人團(tuán)體，而且該人必須是英國(guó)特許秘書及行政人員公會(huì)香港分會(huì)會(huì)員、律師、大律師或?qū)I(yè)會(huì)計(jì)師，而且必須得到聯(lián)合交易所認(rèn)可其在學(xué)術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責(zé)。

根據(jù)法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當(dāng)一份檔應(yīng)由董事和秘書聯(lián)合簽署時(shí)，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。

公司秘書通常有以下幾項(xiàng)責(zé)任：

(1) 參加股東大會(huì)和董事會(huì)，編寫會(huì)議記錄；

(2) 在董事會(huì)的指示下，發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會(huì)和董事會(huì)的所有人員；

(3) 秘書有時(shí)應(yīng)加簽檔和蓋章；

(4) 處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜；

(5) 保存會(huì)議記錄、股東名冊(cè)、董事和秘書名冊(cè)、抵押名冊(cè)；

(6) 按規(guī)定向公司注冊(cè)處提交有關(guān)文件，例如年度報(bào)表，更改董事或股東的通知等。

秘書的辭職：

根據(jù)公司條例，除非公司章程細(xì)則另有規(guī)定，或者秘書與公司之間另有協(xié)議，否則秘書隨時(shí)可提出辭職，但必須提前通知董事會(huì)。公司應(yīng)該在秘書辭職后十四天內(nèi)以指定格式的表格通知公司注冊(cè)署。